BFQ CAPA Reviewer
Controleer je CAPA vóór indiening.
Beoordeel je ingevulde CAPA met onze CAPA tool en voorkom extra tijd, kosten en frustraties.
Onze tool, de BFQ CAPA Reviewer, is gebaseerd op ruime auditervaring in de voedingssector en helpt levensmiddelenbedrijven te zien waar een reactie op afwijkingen nog tekortschiet voordat deze bij de auditor en technisch reviewer terechtkomt.
Voorkom aanvullende vragen en onnodige aanpassingen met de BFQ CAPA Reviewer.
De tool is ook te gebruiken voor interne audits.
16+ jaar auditervaring in de voedingsindustrie
500+ voedselveiligheidsaudits
Waarom reacties op afwijkingen door de auditor of reviewer niet worden geaccepteerd
Voorbeelden van veelvoorkomende zwakke punten zijn:
- Onvoldoende objectief bewijs voor de correctie. Bijvoorbeeld: een leeg formulier wordt ingestuurd in plaats van een ingevuld formulier, bijlagen ontbreken of het aangeleverde bewijs is niet volledig.
- Onvoldoende onderzoek naar de omvang of reikwijdte van het probleem. Beoordeel of de geconstateerde afwijking ook andere processen, producten, lijnen of locaties kan raken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat naast lijn 2 ook lijn 4 dezelfde afwijking heeft.
- Een oppervlakkige oorzaakanalyse. De oorzaak blijft bijvoorbeeld steken bij ‘de operator is net begonnen’, zonder verder door te vragen naar de diepere oorzaak. Wat zit er achter de eerste verklaring? Is er een tweede, derde of vierde laag?
- Preventieve acties waarin de vastgestelde diepere oorzaak niet of onvoldoende is meegenomen.
- De verificatie van effectiviteit is niet duidelijk vastgesteld, inclusief tijdspad en verantwoordelijke persoon.
Waar een auditor op let
De bevinding, het bewijs en de acties moeten samen een logisch en consistent verhaal vormen. Iedere stap moet aansluiten op de volgende.
- Bevinding
- Directe correctie
- Objectief bewijs
- Omvang / impact
- Grondoorzaak
- Corrigerende / preventieve maatregel
- Verificatie van effectiviteit
Beoordeling door auditor en technisch reviewer
De auditor beoordeelt de CAPA-reactie, waarna een technisch reviewer deze eveneens beoordeelt volgens het vierogenprincipe.
Bij een onvoldoende onderbouwde reactie van het bedrijf kan aanvullende informatie nodig zijn. Wanneer termijnen vanuit het certificatieschema gelden, wordt de beschikbare tijd voor aanpassingen en verduidelijkingen steeds belangrijker.
Wanneer een CAPA onvoldoende wordt onderbouwd of niet binnen de vastgestelde termijn wordt ingediend, kan dit, afhankelijk van het certificatieschema, gevolgen hebben voor de certificatiestatus en uiteindelijk leiden tot schorsing van het certificaat.
Context van de standaarden
BRCGS, IFS en FSSC 22000 hebben elk hun eigen certificatieprocessen. De eisen en termijnen voor CAPA-opvolging hangen af van het relevante schema en de audituitkomst. Controleer de toepasselijke eisen en de instructies van je certificatie-instelling.
Versterk je CAPA voordat je deze indient.
Kies CAPA AI Reviewer-updates in het BFQ-nieuwsbriefformulier.
Veelgestelde vragen
Wat beoordeelt de BFQ CAPA Reviewer precies?
BFQ beoordeelt de ingediende onderbouwing en signaleert mogelijke zwakke punten voordat de reactie bij de auditor terechtkomt.
Schrijft BFQ de CAPA voor mij?
BFQ schrijft of voltooit de CAPA niet voor het bedrijf.
Voor welke voedselveiligheidsstandaarden kan ik de CAPA Reviewer gebruiken?
BRCGS, IFS en FSSC 22000 hebben elk hun eigen certificatieprocessen. De eisen en termijnen voor CAPA-opvolging hangen af van het relevante schema en de audituitkomst. Controleer de toepasselijke eisen en de instructies van je certificatie-instelling.
Welke informatie moet ik aanleveren voor een goede CAPA-beoordeling?
Hoe completer de informatie, hoe gerichter de CAPA Reviewer kan beoordelen waar mogelijke zwakke punten zitten. Neem daarom bij voorkeur de oorspronkelijke afwijking of finding op, de relevante standaard of clausule indien bekend, de directe correctie, de onderzochte omvang, de grondoorzaak, de corrigerende en preventieve maatregelen en welk objectief bewijsmateriaal beschikbaar is of zal worden meegestuurd.
Ook verantwoordelijke personen, streefdata en de manier waarop de effectiviteit van de maatregelen wordt gecontroleerd zijn relevant. De CAPA Reviewer beoordeelt vervolgens of deze onderdelen logisch op elkaar aansluiten en signaleert waar onderbouwing ontbreekt, te algemeen blijft of mogelijk onvoldoende overtuigend is.
De kwaliteit van de beoordeling is dus direct afhankelijk van de kwaliteit en volledigheid van de informatie die wordt ingevoerd.
Kan de CAPA Reviewer een zwakke grondoorzaak herkennen?
Ja. De CAPA Reviewer kan signaleren wanneer een grondoorzaak waarschijnlijk te oppervlakkig, te algemeen of onvoldoende onderbouwd is. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer de oorzaak alleen de afwijking herhaalt, wordt teruggebracht tot “operator error”, of niet verklaart waarom het systeem de afwijking heeft kunnen laten ontstaan.
Ook wordt gekeken of de grondoorzaak logisch aansluit op de gekozen maatregelen. Wanneer de oorzaak en de maatregel niet goed op elkaar aansluiten, is de kans groot dat alleen het symptoom wordt aangepakt en niet de onderliggende zwakte.
De CAPA Reviewer stelt de werkelijke grondoorzaak echter niet zelfstandig vast. Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor het onderzoek, de analyse en de onderbouwing van de daadwerkelijke oorzaak.
Beoordeelt de CAPA Reviewer ook objectief bewijs en de omvang?
Ja. De CAPA Reviewer beoordeelt welk objectief bewijsmateriaal het bedrijf aangeeft te zullen meesturen ter onderbouwing van de correctie en maatregelen. De bewijsstukken zelf worden niet in de CAPA Reviewer geüpload of inhoudelijk beoordeeld.
Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van het bewijsmateriaal. Stuur bijvoorbeeld geen leeg formulier als bewijs, maar een correct ingevuld en relevant document waaruit blijkt dat de actie daadwerkelijk is uitgevoerd.
Let er ook op dat het genoemde bewijsmateriaal daadwerkelijk wordt meegestuurd naar de auditor of certificatie-instelling. Het alleen vermelden van een bewijsstuk in de CAPA is niet voldoende als het document zelf niet wordt aangeleverd.
Daarnaast beoordeelt de CAPA Reviewer of de omvang van het probleem voldoende is onderzocht. Een finding kan bijvoorbeeld niet alleen betrekking hebben op één product of batch, maar mogelijk ook op andere producten, lijnen, perioden, medewerkers, leveranciers of locaties.
Kan ik de CAPA Reviewer gebruiken voordat ik mijn CAPA naar de auditor stuur?
BFQ beoordeelt de ingediende onderbouwing en signaleert mogelijke zwakke punten voordat de reactie bij de auditor terechtkomt.
Kan ik de CAPA Reviewer ook gebruiken voor niet-GFSI-erkende standaarden en voor interne audits?
Ja. De CAPA Reviewer is zo ingericht dat deze ook kan worden gebruikt voor interne audits en voor andere management- en certificatiestandaarden, waaronder bijvoorbeeld ISO 22000 en GMP+.
BFQ, IN ONTWIKKELING
Blijf op de hoogte van BFQ CAPA Reviewer
